我的好朋友,時間管理達人-永錫曾問我:當秘書需要具備那三個要件?


秘書想想後,答案是:細心、人和與致力創造工作環境和諧的一顆心!


我的工作每天總是與文書處理、聯絡事宜為伍,在工作的同時,往往會有許多的電話進來,也許是問電話,也許是討論下一個活動的籌劃細節,也可能是某件事他們怕遺忘了,因此先告訴秘書。


身為秘書的我,就得仔細的記錄下未來大大小小活動的計劃,並事先安排籌備進度,以便提醒上至會長,下至活動主委的相關人員。


腦中可記憶生活大小事,但事情多且雜的時候,就不見的管用了,而且為了減輕辛苦大腦的負擔,我習慣透過輔助工具來記住這些大小事,不論紙筆或電腦行事曆outlook,都成了生活的好幫手。


當然,細心也必需運用在文書資料的處理上,儘量讓自己做到零錯字、零漏失。這就得透過小學老師教我們的讀書考試方法來完成,文字整理好時,檢查個三遍,出錯率便可大大降低了。


在職場中,我不用天天與會友見面,但我珍惜每一個與會友互動的因緣。不論面對資深或資淺會友,必會抱持尊重與誠心誠意對待每個人的態度,克盡秘書職責,而又不暄賓奪主,倚老賣老。


每通電話響起時,提醒自己以開懷的心、珍惜的心,把握這個可以奉獻、服務的機會。人與人的心意是相通的,當我以歡喜心接起電話,樂意協助對方處理問題時,不僅不以處理事情為苦,而且對方也因為感受到這份誠意,不論在互動或討論事情上,彼此皆會為對方著想,一起努力讓事情更圓滿。


每回想到我的工作環境,總是由衷的感恩可以身處這個學習的殿堂,讓我在人事物歷練中,不斷學習與修正,我將秉持學無止盡與誠心誠意的心,致力創造工作環境的和諧,以報答大家所帶給我的成長與滿溢溫情!

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